Datenschutzordnung im TKV Ruppin e.V.

MERKBLATT - Datenschutzordnung im TKV Ruppin e.V.
(Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO)

Präambel

Der Turn- und Kampfsportverein Ruppin e.V verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personenbezogene Daten im Rahmen der Mitgliederverwaltung, der Finanzverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs und der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. Die personenbezogenen Daten werden grundsätzlich im Rahmen des Erwerbs der Mitgliedschaft erhoben.

Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgeset-zes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit per-sonenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines


Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern und Teilnehmer/innen am Sport- und Kursbetrieb automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem. (z.B. in Form von ausgedruckten Listen) In all diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutz- ordnung durch alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien*1 von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
*1 Mitglieder / Kursteilnehmer / Übungsleiter
Die Verarbeitung der personenbezogenen Daten erfolgt in der Regel aufgrund der Erforderlichkeit zur Erfüllung eines Vertrages gemäß Artikel 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei den Vertragsverhältnissen handelt es sich in erster Linie um das Mitgliedschaftsverhältnis im Verein und um die Teilnahme am Sport- und Kursbetrieb.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder *2:
*2 Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Datum des
Vereinsbeitritts, Geburtsdatum, Abteilungszugehörigkeit, Bankverbindung, Beitragshöhe, ggf. die
Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf.
Funktion im Verein,
Werden personenbezogene Daten erhoben, ohne dass die Verarbeitung zur Erfüllung des Vertrages erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung aufgrund einer Einwilligung nach Artikel 6 Abs. 1 lit. a i.V.m. Artikel 7 DSGVO.
3. Die Einwilligungserklärung der Mitglieder in die Datenverarbeitung erfolgt im Zusammen- hang mit dem Eintritt in den Verein (siehe Aufnahmeantrag)

4. Empfänger personenbezogener Daten (extern):
Eine Übermittlung von Teilen dieser Daten an die jeweiligen Sportfachverbände, den Kreissportbund OPR e.V. und den Landessportbund Brandenburg e.V. findet nur im Rahmen der in deren Satzungen festgelegten Zwecke statt.

Diese Datenübermittlungen sind notwendig für eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Landesverbände und zum Zwecke der Einwerbung von öffentlichen Fördermitteln, Spenden und Zuschüssen.
Weiterhin erfolgt die Übermittlung von Teilen dieser Daten an die Sparkasse Ostprignitz-Ruppin im Rahmen des online-banking.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten in Aushängen und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer Einwilligung der abgebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
Die Veröffentlichung personenbezogener Daten im Internet oder in lokalen, regionalen oder überregionalen Printmedien erfolgt zur Wahrung berechtigter Interessen des Vereins (vgl. Artikel 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das berechtigte Interesse des Vereins besteht in der Information der Öffentlichkeit durch Berichtserstattung über die Aktivitäten des Vereins. In diesem Rahmen werden personenbezogene Daten einschließlich von Bildern der Teilnehmer zum Beispiel im Rahmen der Berichterstattung über sportliche Ereignisse des Vereins veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

1. Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Geschäftsführer zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

2. Der Geschäftsführer stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

3. Folgende Vorstandsmitglieder sind für die Datenverarbeitung entsprechend der Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeit*3 verantwortlich:
Mitgliederverwaltung : Geschäftsführer *3 Einzelblatt B
Finanzverwaltung : Finanzwart *3 Einzelblatt C
Sportbetrieb : Abteilungsleiter, Übungsleiter *3 Einzelblatt D
Öffentlichkeitsarbeit : Pressewart *3 Einzelblatt E

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern und Übungsleitern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitglieder im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstandes, Abteilungsleiter/innen, Übungsleiter/innen), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein weniger als 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, benötigt der Verein keinen Daten-schutzbeauftragten.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält einen zentralen Auftritt für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Geschäftsführer. Änderungen dürfen ausschließlich durch Geschäftsführer, Pressewart, dem 1. Vorsitzenden und die durch den Verein beauftragten Administratoren vorgenommen werden.

2. Der Geschäftsführer sowie Abteilungsleiter/innen sind für die Einhaltung der Daten- schutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3. Abteilungen bedürfen für die Einrichtung eigener Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstands. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen Verantwortliche zu benennen, denen gegenüber die Abteilungsleiter/innen weisungsbefugt sind. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen der Abteilungsleiter/innen, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.


§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitglieder des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, Nutzung oder Weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.

§ 11 Dauer der Datenspeicherung

1. Die personenbezogenen Daten werden für die Dauer der Mitgliedschaft gespeichert.
2. Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Datenkategorien gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weitere zehn Jahre vorgehalten und dann gelöscht. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.
3. Bestimmte Datenkategorien werden zum Zweck der Vereinschronik im Vereinsarchiv ge- speichert. Hierbei handelt es sich folgende Daten: Vorname, Nachname, Zugehörigkeit zu einer Abteilung, besondere sportliche Erfolge oder Ereignisse, an denen die betroffene Person mitgewirkt hat. Der Speicherung liegt ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Dokumentation von sportlichen Ereignissen und Erfolgen und der jeweiligen Zusammensetzung der Mannschaften zugrunde.
4. Alle Daten (z.B. Bankdaten, Anschrift, Kontaktdaten) werden mit Beendigung der Mitglied-schaft gelöscht.


§ 12 Auskunftsrecht der betroffenen Personen

Jedes Mitglied hat im Rahmen der Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes das Recht auf Auskunft über die personenbezogenen Daten, die zu seiner Person bei der verantwortlichen Stelle gespeichert sind.
Der betroffenen Person stehen unter den in den Artikeln jeweils genannten Voraussetzungen die nachfolgenden Rechte zu:
- das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DSGVO,
- das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DSGVO,
- das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DSGVO,
- das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DSGVO,
- das Recht auf Datenübertragbarkeit nach Artikel 20 DSGVO,
- das Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DSGVO,
- das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Artikel 77 DSGVO
- das Recht, eine erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen zu können, ohne dass die Recht-
 mäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hierdurch
 berührt wird.

§ 13 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am 14.11.2018 beschlossen und tritt mit der Veröffentlichung auf der Webseite des TKV Ruppin e.V. am 01.12.2018 in Kraft.


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